Samenwerkingsovereenkomst: schriftelijk of mondeling? |
Wanneer twee of meer partijen gezamenlijk een doel willen realiseren, kunnen zij ervoor kiezen om hun samenwerking contractueel vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst. Maar is een schriftelijke overeenkomst eigenlijk verplicht? Of kunnen partijen ook volstaan met mondelinge afspraken?
Een samenwerkingsovereenkomst is juridisch niet aan een bepaalde vorm gebonden. Partijen kunnen de afspraken ook mondeling maken. Toch is het, zeker bij zakelijke samenwerkingen, verstandig om de gemaakte afspraken schriftelijk vast te leggen. Een duidelijke overeenkomst voorkomt discussies over wat partijen precies met elkaar hebben afgesproken en biedt bovendien houvast wanneer tijdens de samenwerking iets misgaat.
Als twee of meer partijen afspraken maken over een samenwerking, komt al een overeenkomst tot stand zodra zij overeenstemming hebben bereikt over de afspraken. Daarvoor is geen handtekening of een schriftelijk contract nodig.
Een samenwerkingsovereenkomst kan dus ook mondeling tot stand komen. Het probleem is echter dat achteraf vaak moeilijk is vast te stellen wat partijen precies hebben afgesproken. Zeker wanneer de samenwerking complex is, meerdere partijen betrokken zijn of er aanzienlijke financiële belangen spelen, kan dat tot discussie en zelfs tot een juridisch geschil leiden.
Een schriftelijke samenwerkingsovereenkomst heeft daarom belangrijke voordelen. Partijen leggen daarin niet alleen vast wat zij met elkaar afspreken, maar ook wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe de samenwerking wordt uitgevoerd en wat er gebeurt als de samenwerking niet verloopt zoals verwacht.
Een ondertekend contract kan bovendien als juridisch bewijs gebruikt worden.
Partijen hebben bij het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst veel contractsvrijheid. Welke afspraken nodig zijn, hangt af van de samenwerking.
Onderwerpen die bijvoorbeeld in een samenwerkingsovereenkomst kunnen worden opgenomen zijn:
Hoe uitgebreider of risicovoller de samenwerking, hoe belangrijker het is om vooraf goed na te denken over deze onderwerpen.
Een samenwerkingsovereenkomst moet duidelijk maken wie de partijen bij de overeenkomst zijn. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar is juridisch van groot belang.
Een samenwerkingsovereenkomst moet voldoende duidelijk maken waarover partijen afspraken hebben gemaakt. Het is daarom verstandig om het doel van de samenwerking en het eventuele project zo concreet mogelijk te omschrijven.
Partijen kunnen bijvoorbeeld vastleggen dat zij gezamenlijk een nieuw product ontwikkelen, produceren en op de markt brengen. Vervolgens kan worden bepaald welke partij verantwoordelijk is voor de ontwikkeling, welke partij de productie verzorgt en wie verantwoordelijk is voor de verkoop.
Een duidelijke omschrijving voorkomt dat partijen tijdens de samenwerking verschillende verwachtingen blijken te hebben.
Partijen kunnen zelf bepalen wanneer de samenwerkingsovereenkomst in werking treedt. Dat kan bijvoorbeeld de datum van ondertekening zijn, maar ook een andere overeengekomen datum.
Soms is de samenwerking afhankelijk van een bepaalde voorwaarde, zoals het verkrijgen van een vergunning of subsidie. In dat geval kunnen partijen afspreken dat de overeenkomst pas in werking treedt wanneer aan die voorwaarde is voldaan.
Ook over de looptijd kunnen partijen afspraken maken. Een samenwerking kan voor bepaalde of onbepaalde tijd worden aangegaan. Bij een samenwerking voor bepaalde tijd kan een vaste einddatum worden afgesproken. Bij een samenwerking voor onbepaalde tijd kunnen partijen bijvoorbeeld een opzegregeling opnemen.
Het is verstandig om bij het aangaan van de samenwerking al na te denken over de manier waarop de samenwerking kan eindigen.
Hoewel een samenwerkingsovereenkomst dus niet altijd schriftelijk hoeft te worden aangegaan, is het in de praktijk meestal verstandig om de afspraken op papier te zetten.
Dat geldt in het bijzonder wanneer:
Een schriftelijk contract dwingt partijen bovendien om vooraf na te denken over de mogelijke scenario's. Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer een partij niet levert? Wie draagt de kosten als een project verliesgevend blijkt? Wie is eigenaar van een gezamenlijk ontwikkeld product? En wat gebeurt er met vertrouwelijke informatie en intellectuele eigendomsrechten na beëindiging? Door deze vragen vooraf te beantwoorden, kunnen veel conflicten worden voorkomen.
Een mondelinge overeenkomst kan dus rechtsgeldig zijn. Het belangrijkste nadeel is het bewijs.
Wanneer partijen achteraf van mening verschillen over wat zij hebben afgesproken, moet worden vastgesteld wat de inhoud van hun overeenkomst was. Bij een schriftelijk contract kan de tekst van de overeenkomst daarbij een belangrijk uitgangspunt vormen. Bij een mondelinge overeenkomst kan dat aanzienlijk lastiger zijn. Het is dan ook verstandig om belangrijke afspraken die aanvankelijk mondeling zijn gemaakt alsnog schriftelijk te bevestigen.
Een schriftelijke overeenkomst betekent overigens niet automatisch dat uitsluitend de letterlijke tekst bepalend is voor de uitleg ervan.
Naar Nederlands recht wordt bij de uitleg van een overeenkomst gekeken naar de omstandigheden van het concrete geval. Daarbij kan onder meer van belang zijn wat partijen over en weer redelijkerwijs van elkaars verklaringen en gedragingen mochten verwachten.
Dit is onder meer bekend geworden door het Haviltex-arrest van de Hoge Raad. De uitleg van een overeenkomst kan daarom verder gaan dan een uitsluitend taalkundige uitleg van de tekst.
Ook het gedrag van partijen na het sluiten van de overeenkomst kan relevant zijn. Wanneer partijen in de praktijk gedurende langere tijd op een bepaalde manier uitvoering geven aan hun samenwerking, kan dat onder omstandigheden van betekenis zijn bij de uitleg van hun afspraken.
Juist daarom is het belangrijk dat de schriftelijke overeenkomst aansluit bij de manier waarop partijen de samenwerking daadwerkelijk willen uitvoeren.
Een goede samenwerkingsovereenkomst begint niet bij het zetten van een handtekening. Het is verstandig om het proces in drie stappen te benaderen.
Bespreek voordat de samenwerking begint wat partijen precies van elkaar verwachten. Denk niet alleen aan het doel van de samenwerking, maar ook aan verantwoordelijkheden, financiën, risico's, intellectuele eigendomsrechten en de mogelijke beëindiging van de samenwerking.
Juist het bespreken van situaties die zich mogelijk pas later voordoen, kan waardevol zijn. Partijen kunnen daarmee voorkomen dat zij pas tijdens een conflict ontdekken dat zij verschillende verwachtingen hadden.
Zet de gemaakte afspraken vervolgens op een duidelijke en juridisch passende manier op papier.
Een contract moet niet alleen juridisch correct zijn, maar ook begrijpelijk zijn voor de partijen die ermee moeten werken. Onduidelijke bepalingen kunnen immers leiden tot verschillende interpretaties en uiteindelijk tot een conflict.
Bij complexe samenwerkingen kan het daarom verstandig zijn om een jurist te laten beoordelen of de afspraken juridisch juist en volledig zijn vastgelegd.
Na ondertekening begint de daadwerkelijke samenwerking. Het is belangrijk dat partijen vervolgens ook daadwerkelijk handelen overeenkomstig de gemaakte afspraken. Blijkt tijdens de samenwerking dat bepaalde afspraken niet meer aansluiten bij de praktijk? Dan is het verstandig om de overeenkomst tijdig aan te passen. Leg wijzigingen bij voorkeur eveneens schriftelijk vast, zodat ook daarover achteraf geen discussie ontstaat.
Een samenwerkingsovereenkomst hoeft niet schriftelijk te worden aangegaan, maar kan ook op basis van mondelinge afspraken tot stand komen. Toch verdient een schriftelijke samenwerkingsovereenkomst in de meeste zakelijke situaties de voorkeur. Schriftelijke afspraken geven duidelijkheid over de rechten en verplichtingen van iedere partij, verkleinen het risico op misverstanden en kunnen belangrijk bewijs vormen wanneer een geschil ontstaat. Hoe complexer de samenwerking en hoe groter de belangen, hoe belangrijker het is om vooraf duidelijke afspraken te maken en deze zorgvuldig schriftelijk vast te leggen.
Samenwerkingsovereenkomst: wat staat erin? →
3 onmisbare stappen voor een samenwerkingsovereenkomst →
Stappenplan voor een nieuwe samenwerking →
|
