Tips bij het schrijven van een sommatiebrief

Gepubliceerd op: 1 december 2022 Auteur: mr. Mareille Tol

Bij het zoeken naar de definitie van sommatiebrief, zult u online soms lezen dat u een “boze brief” moet schrijven, dat de brief het openstaande factuurbedrag moet bevatten, de bijkomende kosten (zoals de incassokosten en de wettelijke rente) en de juridische consequenties bij niet nakoming. Sommatiebrieven worden in de praktijk vaak in vaste vorm naar de schuldenaar gestuurd; de schuldeiser of een incassobureau stuurt een standaardbrief of een template naar de schuldenaar zodat een gerechtelijke procedure in gang kan worden gezet. De schuldenaar wordt vluchtig een tweede kans geboden om na te komen. Dit zal niet altijd de aanpak zijn die zal leiden tot het beste resultaat voor de schuldeiser.

Hierna leest u meer over de sommatiebrief en krijgt u tips voor het opstellen ervan.

Inhoud:

• Wanprestatie, contractbreuk en niet-nakoming
• De sommatiebrief als formaliteit en “boze brief”
• Tips bij het opstellen van een sommatiebrief
• Tot slot
• Heeft u vragen?

 

Wanprestatie, contractbreuk en niet-nakoming

Contractbreuk, wanprestatie, niet-nakoming: allemaal termen die aangeven dat een partij (de schuldenaar) bij een overeenkomst haar opeisbare verplichtingen niet of niet op de juiste manier nakomt. Er is sprake van een tekortkoming in de nakoming van een verbintenis. De schuldenaar die toerekenbaar tekortkomt én in “verzuim” is, moet de schade die de schuldeiser daardoor lijdt vergoeden. Als nakoming blijvend onmogelijk is, is verzuim geen vereiste.

Wanneer is nu sprake van “verzuim”? De schuldeiser moet de schuldenaar die zijn of haar verplichtingen uit de overeenkomst niet nakomt schriftelijk sommeren om binnen een redelijke termijn na te komen. Als de schuldenaar desondanks in gebreke blijft om binnen de gestelde termijn aan zijn of haar verplichtingen te voldoen en niet van deze tweede kans gebruik maakt, is sprake van verzuim.

Verzuim kan ook zonder schriftelijke sommatie intreden, bijvoorbeeld als partijen hebben afgesproken dat verzuim intreedt als niet binnen een bepaalde betaaltermijn is betaald en betaling ook binnen die termijn uitblijft. Verzuim treedt onder andere ook zonder sommatiebrief in als de schuldenaar bij voorbaat meedeelt niet te zullen nakomen.

 

De sommatiebrief als formaliteit en “boze brief”

In de praktijk wordt een sommatiebrief vaak als een “boze brief” ingestoken met hoge incassokosten; een formaliteit om aan een gerechtelijke procedure te kunnen beginnen. Het voeren van een gerechtelijke procedure zal echter niet altijd in het belang zijn van de schuldeiser. Schikken is over het algemeen (op basis van kosten-batenanalyses) beter dan procederen. Kosten van de winnende partij voor het voeren van een gerechtelijke procedure worden niet altijd (geheel) vergoed door de verliezende partij. Denk bijvoorbeeld aan buitengerechtelijke kosten of kosten voor juridische bijstand door een gemachtigde of een advocaat. Bijkomend nadeel van een gerechtelijke procedure is de tijd die u eraan kwijt bent. Die tijd kunt u bijvoorbeeld niet stoppen in de verdere groei van uw onderneming. De mentale druk en de negatieve energie die een rechtszaak met zich meebrengt, zijn ook geen onbelangrijke elementen van procederen. Het is daarom aan te raden om in het stadium voorafgaand aan de gerechtelijke procedure uw beste beentje voor te zetten en alles uit de kast te halen om (gedeeltelijke) nakoming door de schuldenaar te bewerkstelligen. Dit doet u idealiter niet met een “boze brief” maar op een nette en begripvolle manier. Leest u hiervoor de tips voor een goede onderhandeling.

 

Tips bij het opstellen van een sommatiebrief

Hierna volgt een opsomming van tips die u wellicht kunnen helpen bij het schrijven van een sommatiebrief:

• Neem voorafgaand aan het schrijven van de sommatiebrief eerst contact op (in persoon of per telefoon) met de schuldenaar om mondeling nog eens te proberen de schuldenaar zover te krijgen dat hij of zij gaat nakomen of om een schikking te bewerkstelligen. U zult zien dat dit in sommige gevallen tot een goede oplossing kan leiden. Het is een praktische en goedkope oplossing.
• Als het persoonlijk benaderen van de schuldenaar geen effect sorteert, is dit onder andere de aanleiding voor de sommatiebrief en kunt u dit ook aanhalen in uw sommatiebrief.
• Neem de feiten en omstandigheden van het geval zo volledig mogelijk op in de sommatiebrief en onderbouw deze met bewijsstukken die u als bijlagen toevoegt. Mocht het geschil leiden tot een gerechtelijke procedure, dan hebt u het feitencomplex en de bewijsstukken paraat.
• Formuleer de vordering met bijbehorende juridische onderbouwing; haal toepasselijke wet- en regelgeving en relevante jurisprudentie aan. In de sommatiebrief wijst u de schuldenaar op de tekortkoming(en) in de nakoming van de overeenkomst;
• Geef een duidelijke redelijke termijn aan waarbinnen de schuldenaar zijn of haar contractuele verplichting alsnog op een correcte wijze kan nakomen.
• Geef aan wat de precieze (juridische en financiële) gevolgen voor de schuldenaar zullen zijn als hij of zij niet, niet tijdig of niet volledig binnen de gestelde redelijke termijn nakomt. Dit stelt de schuldenaar in staat om een afweging te maken tussen wel of niet nakomen. Vaak zal een schuldenaar geneigd zijn te reageren bij duidelijk in kaart gebrachte juridische en financiële gevolgen van niet-nakoming.
• U dient de sommatiebrief schriftelijk aan de wederpartij te richten. Het aangetekend versturen van de brief heeft de voorkeur, zodat u bewijs hebt van versturing en ontvangst.

 

Tot slot

De informatie hiervoor is geen uitputtende opsomming met tips om een sommatiebrief op te stellen. De inhoud van een sommatiebrief hangt af van specifieke feiten en omstandigheden. Allerlei opties zijn mogelijk. Als uw sommatiebrief zo volledig mogelijk is, kan het de schuldenaar ertoe bewegen alsnog na te komen, wat een kostenefficiënte oplossing kan zijn. Mocht de schuldenaar nadat hij of zij in gebreke is gesteld nog niet nakomen, dan kan de uitgebreide sommatiebrief u helpen in de opvolgende gerechtelijke procedure (bijvoorbeeld bij het opstellen van processtukken).

 

Heeft u vragen?

U kunt voor meer informatie over de sommatiebrief contact opnemen met 0900-jurist op telefoonnummer 0900-8090. U krijgt direct een senior bedrijfsjurist aan de lijn die jarenlang werkte als advocaat en bedrijfsjurist die u helpt met juridisch advies.

U kunt ook direct een sommatiebrief bestellen of laten nakijken. 0900-jurist stelt uitgebreide en juridisch onderbouwde sommatiebrieven (+/- 4 pagina’s) op om de schuldenaar te bewegen buiten een gerechtelijke procedure om na te komen of een schikkingsvoorstel te aanvaarden.

 

Bekijk ook:

Sommatiebrief op maat →

De sommatiebrief →
Download de e-brochure 'Sommatiebrief' →