 |
Auteur: mr. Mareille Tol |
Duidelijke afspraken over administratie en kostenallocatie vormen een belangrijk onderdeel van een professionele samenwerkingsovereenkomst. Zij zorgen voor transparantie en voorkomen discussies over tegenstrijdig belang en de financiële resultaten van de samenwerking.
Maar wat als de samenwerking niet zo winstgevend is als de zakenpartners dachten?
Hierna leest u meer over de invulling van de administratieplicht door partijen die samenwerken. Ook wordt een uitspraak van de Ondernemingskamer behandeld waarin het belang van een goede administratie wordt benadrukt.
Inhoud:
In een schriftelijke samenwerkingsovereenkomst leggen twee of meer partijen afspraken vast over hun samenwerking om een gezamenlijk doel te bereiken. Hierin worden onder andere de verwachtingen, rechten en verplichtingen van de partijen beschreven, zoals afspraken over leveringen, licenties, kosten, opbrengsten en het delen van kennis of faciliteiten. Omdat partijen veel vrijheid hebben om de samenwerking zelf in te richten, is het belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken, vooral bij complexe samenwerkingen of grote financiële belangen. Een schriftelijke overeenkomst voorkomt misverstanden over verantwoordelijkheden en kan bij een conflict dienen als belangrijk bewijsmiddel.
Het voeren van een goede financiële administratie is noodzakelijk; met name als verschillende zakelijke partijen gaan samenwerken. Uit de financiële administratie is het succes van de samenwerking immers af te leiden en ook belangenverstrengeling kan zoveel mogelijk worden voorkomen door in ieder geval de financiële zaken goed in kaart te brengen. De samenwerkingspartners dienen duidelijke afspraken te maken over wie de verantwoordelijke is voor het voeren van de administratie, de wijze van rapporteren, de periode waarover resultaten worden berekend en het moment waarop resultaten worden vastgesteld.
Samenwerkingspartners moeten voldoende inzicht hebben in de onderliggende financiële gegevens. Afspraken over inzage, controle en de behandeling van eventuele correcties of verschillen van inzicht dragen bij aan een transparante samenwerking.
Als je specifiek kijkt naar de joint venture als samenwerkingsvorm, kun je concluderen dat een gezonde administratie niet weg te denken is. Een joint venture is een samenwerking tussen verschillende zelfstandige ondernemingen die samen een bepaalde economische activiteit of een bepaald (onderzoeks-)project willen ontplooien om vervolgens de opbrengsten daaruit te delen. In de praktijk wordt voor de joint venture veelal een juridisch zelfstandige entiteit opgericht: de joint venture. De samenwerkingspartners zijn beide eigenaar van de joint venture en houden – wanneer de joint venture een besloten vennootschap is – aandelen in de joint venture bv. Voor het overige blijven de ondernemingen wel geheel zelfstandig.
In de praktijk zal de inbreng van samenwerkingspartners verschillen met als gevolg dat kosten, baten, winsten en verliezen in lijn met de verschillen moeten worden toegerekend. Dit maakt een correcte administratie zo belangrijk. Eenduidige afspraken hierover voorkomt onenigheid in de toekomst.
Naast een regeling over administratievoering is een heldere regeling over de toerekening van kosten essentieel. Samenwerkingspartners maken afzonderlijk geregeld kosten die voor rekening zouden moeten komen van de beide samenwerkingspartners. In de samenwerkingsovereenkomst leggen ze vast welke kosten voor rekening van de samenwerking komen en op welke wijze deze tussen partijen worden verdeeld.
Daarbij kan onderscheid worden gemaakt tussen directe kosten die rechtstreeks aan een activiteit of opdracht kunnen worden toegerekend en indirecte kosten, zoals algemene bedrijfs- of overheadkosten. Ook afspraken over personeelskosten, investeringen, bedrijfsmiddelen en andere gezamenlijke uitgaven kunnen onderdeel zijn van de kostenallocatie.
Een duidelijke kostenverdeling voorkomt dat de financiële resultaten van de samenwerking achteraf verschillend worden geïnterpreteerd en verkleint het risico op financiële en juridische geschillen aanzienlijk. Hierna volgt een voorbeeld van een dergelijk geschil. In een uitspraak van de Ondernemingskamer van het Hof Amsterdam op 3 september jongstleden wordt maar weer eens gehamerd op het belang van een duidelijke administratie, transparantie en eenduidige schriftelijke afspraken.
Onlangs deed de Ondernemingskamer van het Hof Amsterdam op 3 september 2026 uitspraak in een zaak (ECLI:NL:GHAMS:2026:2498) waarin het ging over de manier waarop de administratie gevoerd werd binnen een joint venture. Wat was het geval? De administratie van alle joint venture-partners en business units liep via één bankrekening. De drie joint venture partners hebben in een aandeelhoudersovereenkomst en een samenwerkingsovereenkomst opgenomen welke kosten doorbelast mochten worden aan de joint venture. Één van de joint venture partners (hierna genoemd: “Gedaagde”) hield zich bezig met de administratie en belastte kosten die voor eigen rekening hadden moeten komen door aan de joint venture. Daarnaast weigerde Gedaagde de andere joint venture-partners inzage te verschaffen in de administratie. Erg verdacht zou je zeggen.
Van belang in deze zaak is dat Verzoekers en Gedaagde een taakverdeling waren overeengekomen. Deze en andere afspraken hebben Verzoekers en Gedaagde opgenomen in een aandeelhoudersovereenkomst en een dienstverlenings- /samenwerkingsovereenkomst. Ze bepaalden in de dienstverleningsovereenkomst dat Gedaagde alle administratieve- en secretariaatswerkzaamheden en andere ondersteunende werkzaamheden zou verrichten. Het ontvangen en doen van betalingen viel daar ook onder. Gedaagde zou periodiek schriftelijke verantwoording moeten afleggen over de uitgegeven en ontvangen gelden en tijdig schriftelijke gespecificeerde opgave doen van de toerekening van opbrengst en vergoeding van onkosten.
Wanneer zakelijke partners samenwerken is het van belang dat ze zich afvragen wie de administratie van de joint venture zal voeren en wat de spelregels daarvoor zullen zijn. Belangenverstrengeling dient voorkomen te worden en een goede administratievoering helpt daarbij. De samenwerkingsovereenkomst is bij uitstek de plek om afspraken hieromtrent op te nemen; de overeenkomst moet zo volledig, eenduidig en duidelijk worden opgesteld. Het betalingsverkeer van de samenwerkingspartners verloopt idealiter gescheiden.
U kunt voor meer informatie over de administratieplicht, de samenwerkingsovereenkomst en joint venture contact opnemen met 0900-jurist op telefoonnummer 0900-8090. U krijgt direct een senior bedrijfsjurist aan de lijn
die jarenlang werkte als advocaat en bedrijfsjurist.
Wat u moet weten over de samenwerkingsovereenkomst →
Verdacht was het zeker, blijkt ook uit het oordeel van de Ondernemingskamer. Verdacht genoeg voor de Ondernemingskamer om naar aanleiding van een verzoek van de gedupeerde joint venture-partners (hierna genoemd: “Verzoekers”) een onderzoek te bevelen naar het beleid en de gang van zaken binnen de joint venture.
De Ondernemingskamer oordeelt in deze zaak als volgt over de administratieplicht:
Ingevolge art. 2:10 BW is het bestuur verplicht van de vermogenstoestand van de vennootschap en van alles betreffende haar werkzaamheden, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend. Deze verplichting rust dwingendrechtelijk op het bestuur. De collectieve verantwoordelijkheid van bestuurders staat er niet aan in de weg dat bestuurders hun taken verdelen, ook ten aanzien van de (financiële) administratie. Wel brengt de collectieve verantwoordelijkheid van bestuurders mee dat bestuurders elkaar in elk geval op hoofdlijnen informeren over de vervulling van hun taak en dat bestuurders zichzelf in elk geval op hoofdlijnen op de hoogte stellen van de taakuitoefening door hun medebestuurders (vgl. ECLI:NL:GHAMS:2025:3290, Centric). Daartoe hebben alle bestuurders toegang tot in beginsel de gehele administratie van de vennootschap.
De Ondernemingskamer heeft opgemerkt dat op het vlak van de toerekening van kosten de aandeelhoudersovereenkomst van Verzoekers en Gedaagde niet geheel duidelijk is. De aandeelhoudersovereenkomst laat bijvoorbeeld ruimte voor discussie over de vraag of sommige uitgaven van Gedaagde – als verantwoordelijke voor de administratie – ten laste moeten komen van de joint venture of dat deze kosten al gedekt zijn door de 10% administratievergoeding die Gedaagde ontvangt. Wanneer Gedaagde deze vraag steeds zelf moet beantwoorden, gaan eigen belangen en belangen van de joint venture tegelijkertijd een rol spelen en bestaat er een aanzienlijk risico op belangenverstrengeling. In de samenwerking tussen Verzoekers en Gedaagde verwezenlijkte dit risico zich vele malen.
Zoals hiervoor eerder vermeld is gekozen voor één bankrekening voor alle (vier) business units. Gedaagde gaf de voorkeur aan één bankrekening terwijl zij in alle business units een aandelenbelang hield van wisselende grootte. Klanten van de joint venture ontvingen op dagelijkse basis één factuur voor werkzaamheden verricht door verschillende business units, waardoor administratieve gegevens van de verschillende business units op één hoop werden gegooid en scheiden van de gegevens bijna onmogelijk werd. Bij de toerekening van kosten tussen de verschillende business units bestond daarnaast vermoedelijk tegenstrijdig belang bij Gedaagde, omdat Gedaagde er baat bij had om kosten toe te rekenen aan business units waarin zij – in verhouding tot andere business units – een minimaal aandelenbelang hield.
Onder voornoemde omstandigheden waarin tegenstrijdig belang een grote rol speelde was transparantie niet weg te denken, maar ook daar schortte het aan. Gedaagde was naar Verzoekers niet transparant genoeg. Verzoekers hebben gedurende een lange periode steeds gevraagd om volledige toegang tot de administratie, maar kregen dit niet van Gedaagde.
Al met al gaven de feiten en omstandigheden in de hiervoor behandelde zaak voldoende reden om te twijfelen aan een juist beleid binnen de joint venture van Verzoekers en Gedaagde en beval de Ondernemingskamer een onderzoek naar het beleid en de gang van zaken binnen de joint venture.
Conclusie
Heeft u vragen?
Zie ook:
Meer informatie:
|
