Ondernemend samenwerken in de facilitaire dienstverlening |
 |
Auteur: mr. Mareille Tol |
Samenwerken met een andere zakelijke partij in een duurzaam samenwerkingsverband gaat niet over één nacht ijs. Je loopt bijvoorbeeld aan tegen meningsverschillen, verschillen in cultuur, verschillen in commerciële doelstellingen, trage besluitvormingsprocessen en de noodzaak om extra managementtijd te besteden aan voortdurend overleg en aan de ontwikkeling van het samenwerkingsverband.
Samenwerkingspartners werken vaak samen om een gemeenschappelijk doel te bereiken, maar naast het gemeenschappelijk doel spelen individuele belangen parten. Onder meer om deze reden is het fenomeen 'ondernemend samenwerken’ ontstaan: een vorm van samenwerking, waarbij samenwerkingspartners op voet van gelijkwaardigheid ondernemend samenwerken en actief getracht wordt rekening te houden met de belangen van alle samenwerkingspartners zonder het gemeenschappelijk doel uit het oog te verliezen.
In deze publicatie leest u meer over ondernemend samenwerken en wordt uitgelegd waarom deze vorm van samenwerking van toegevoegde waarde kan zijn in de facilitaire dienstverlening.
Inhoud:
Ondernemend samenwerken is een intensieve vorm van samenwerken, waarbij partijen een meer ondernemende houding van elkaar verwachten. Verder kijken dan je neus lang is; meedenken over langetermijndoelen van het samenwerkingsverband. Het is ook een samenwerkingsvorm waarbij de betrokken partners op voet van gelijkwaardigheid samenwerken en open kaart moeten spelen over hun belangen.
Voor ondernemend samenwerken eisen de samenwerkingspartners volledige commitment van elkaar. Met de gekozen samenwerkingspartners wordt immers voor lange tijd samengewerkt om de geformuleerde succesfactoren en het gemeenschappelijke doel te kunnen bereiken. Het selecteren van de samenwerkingspartners is een uitdaging; alleen díe partners zijn geschikt die op één lijn staan en streven naar voortdurende optimalisatie van processen en producten van de samenwerkingspartners.
Tussen de samenwerkingspartners moet een relatie en vertrouwensband ontstaan om optimaal te kunnen profiteren van de synergievoordelen. Het respecteren van elkaars belangen vereist communicatieve en empathische vaardigheden. Ondernemend samenwerken is hierdoor niet voor iedere zakelijke partij weggelegd. Het is een dynamisch proces, waarbij partijen voortdurend met elkaar overleggen en onderhandelen. Het vereist transparantie, openheid en eerlijkheid.
Voor het technisch beheer en onderhoud (facilitaire dienstverlening) aan het vastgoed van grote instanties of zakelijke partijen kan ondernemend samenwerken het verschil maken. Daar zijn in de praktijk vaak veel verschillende hoofd- en onderaannemers bij betrokken die ieder in opdracht van de opdrachtgever een opdracht uitvoeren. Bij de uitvoering van dergelijke opdrachten zijn partijen van oudsher met name gericht op het opstellen van het bestek, de uitvoering van de eigen opdracht en het controleren van de uitvoering (transactioneel samenwerken). Op korte termijn worden gestelde prestaties wellicht bereikt, maar op de lange termijn leidt het afvinken van prestaties niet altijd tot het beste resultaat voor de opdrachtgever. De opdrachtnemer streeft logischerwijs naar oplevering in lijn met de door de opdrachtgever geformuleerde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Deze KPI’s zijn veelal strikt gedefinieerde randvoorwaarden die opdrachtnemers dwingen om prestaties te behalen ter voorkoming van boetes.
Door het “afvinken” van prestaties blijft echter weinig ruimte over voor verdere optimalisatie (naast de prestaties) van de gebruikswaarde van het onroerend goed van de opdrachtgever gedurende de looptijd van het contract.
De opdrachtgever heeft naast de KPI’s meestal ook andere doelen, bijvoorbeeld doelen ten aanzien van duurzaamheid van het vastgoed. Daarvoor heeft de opdrachtgever betrokken samenwerkingspartners nodig die verder denken dan hun eigen opdracht. De opdrachtgevers moeten echter ook de eigen werkwijze bijstellen. Zij moeten de opdrachtnemers de ruimte bieden om aan optimalisatie te kunnen werken.
Ondernemend samenwerken in de facilitaire dienstverlening begint al in een vroeg stadium. De trend is ontstaan om de samenwerking met hoofdaannemers al bij de aanbesteding vorm te geven. In die fase wordt al gekeken naar de bereidheid van de potentiële samenwerkingspartners om op een meer ondernemende manier samen te werken.
Het contract ondernemend samenwerken is een soort raamwerkovereenkomst tussen meerdere partijen (de opdrachtgever en de hoofdopdrachtnemers) waaronder de afzonderlijke contracten tussen de opdrachtgever en iedere opdrachtnemer vallen. De KPI’s verdwijnen derhalve niet, maar zijn terug te vinden in voornoemde afzonderlijke contracten. Met ondernemend samenwerken lijken de samenwerkingspartners er in de facilitaire dienstverlening een taak bij te krijgen. Daar staat tegenover dat de samenwerkingsduur langer is en dat partijen haalbare prestaties formuleren.
De opdrachtnemers moeten zich niet alleen in de samenwerking aanpassen maar waarschijnlijk ook veranderingen doorvoeren in de eigen organisatie. De eigen organisatie moet ook in termen van optimalisatie van het vastgoed van de opdrachtgever denken. Waar gebruikt de opdrachtgever het onroerend goed voor? Wie zijn de klanten van de opdrachtgever en wat zijn hun verwachtingen van het onroerend goed van de opdrachtgever? Maar ook: wat is het imago dat de opdrachtgever van zichzelf wil neerzetten in de markt. De opdrachtgever kan zichzelf bijvoorbeeld willen neerzetten als een innovatieve of klantvriendelijke partij. Bij de facilitaire dienstverlening zullen de opdrachtnemers dit moeten meenemen in de optimalisatie van het onroerend goed.
Het op te stellen contract ondernemend samenwerken is zoals aangehaald een raamovereenkomst. In dit contract wordt verwezen naar de uitvoeringscontracten tussen de opdrachtgever en de afzonderlijke opdrachtnemers. Zonder een contract ondernemend samenwerken is er geen uitvoeringscontract en zonder uitvoeringscontract is er geen contract ondernemend samenwerken.
In het contract ondernemend samenwerken gaan de samenwerkingspartners een samenwerking aan om het betreffende vastgoed in stand te houden en de gebruikswaarde te verbeteren. Dit in stand houden gebeurt door een optimale uitvoering van het technisch beheer en de onderhoudswerkzaamheden rekening houdend met de business, klanten, imago, et cetera, van de opdrachtgever.
In het contract ondernemend samenwerken worden onder meer de gemeenschappelijke ambitie en de succesfactoren geformuleerd.
Het ondernemend samenwerken wordt aangestuurd door een “board”, bestaande uit vertegenwoordigers van de samenwerkingspartners. De samenwerkingspartners leggen verantwoording af aan de board over door hen uitgevoerde werkzaamheden in het kader van het contract ondernemend samenwerken.
In het contract ondernemend samenwerken worden verder clausules opgenomen over de overlegmomenten van de board, de mogelijkheid om werkgroepen in te stellen en deze werkgroepen bepaalde uitvoerende taken toe te kennen en de toetreding van nieuwe samenwerkingspartners.
De informatie hiervoor is geen uitputtende opsomming van onderwerpen in een contract ondernemend samenwerken. De inhoud van een contract ondernemend samenwerken hangt af van specifieke feiten en omstandigheden: wie de opdrachtgever is, welke opdrachtnemers daarbij passen, de doelen en de succesfactoren, hoe partijen trachten die doelen te bereiken, et cetera. Allerlei opties zijn mogelijk.
U kunt voor meer informatie over ondernemend samenwerken contact opnemen met 0900-jurist op telefoonnummer 0900-8090. U krijgt direct een senior bedrijfsjurist aan de lijn die jarenlang werkte als advocaat en bedrijfsjurist die u helpt met juridisch advies.
Zie ook:
Wat u moet weten over de samenwerkingsovereenkomst →
|
