Elektronische handtekening: rechtsgeldig of niet? |
 |
Auteur: mr. Mareille Tol |
Een geldleningsovereenkomst, jaarrekeningen, arbeidsovereenkomsten, overeenkomsten voor de sportschool of de kinderopvang; allemaal documenten die tegenwoordig digitaal worden ondertekend. Alles moet snel en makkelijk gebeuren. Elektronische ondertekening van overeenkomsten kan erg handig zijn, maar schiet haar doel voorbij als achteraf wordt vastgesteld dat het document niet rechtsgeldig is ondertekend. Wanneer een handtekening niet rechtsgeldig is, heeft het onderliggend contract geen dwingende bewijskracht.
Wat is nu een elektronische handtekening? En is iedere elektronische handtekening rechtsgeldig? Dit wordt in deze publicatie uitgelegd aan de hand van de toepasselijke verordening, de wet en de rechtspraak.
Inhoud:
De eIDAS-verordening (EU) nr. 910/2014 van 23 juli 2014 (hierna: de “Verordening”) geldt in alle lidstaten van de Europese Unie. De Verordening noemt drie soorten elektronische handtekeningen (de “gewone”, de geavanceerde en de gekwalificeerde) die verschillen in betrouwbaarheid en waarborgen:
De “gewone” elektronische handtekening wordt in het algemeen voor de meeste overeenkomsten en transacties geaccepteerd. Het is niet de meest betrouwbare vorm van ondertekening, maar in bepaalde gevallen kan het voldoende zijn en hetzelfde rechtsgevolg hebben als een handgeschreven (natte) handtekening. Denkt u bij de “gewone” elektronische handtekening bijvoorbeeld aan een PDF-scan van een handgeschreven handtekening of een handtekening op een tablet. Belangrijke documenten en overeenkomsten (zoals: vennootschapsdocumenten, belastingaangiftes en arbeidsovereenkomsten) vereisen echter een elektronische handtekening met een hoger betrouwbaarheidsniveau.
Het verschil met de “gewone” elektronische handtekening is dat bij de geavanceerde elektronische handtekening naast het zetten van de handtekening ook de identiteit van de ondertekenaar wordt gecontroleerd. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan een elektronische handtekening nadat u een authenticatiecode per SMS hebt ontvangen. De handtekening is daarom op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden; de handtekening maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren. De handtekening komt tot stand met gegevens waarover de ondertekenaar als enige persoon controle over kan hebben. Hoewel de geavanceerde elektronische handtekening betrouwbaarder is dan de “gewone” handtekening, wordt de geavanceerde elektronische handtekening niet altijd gelijkgesteld met de handgeschreven handtekening. Net als bij de “gewone” elektronische handtekening geldt, hangt het van alle omstandigheden van het geval af of het hetzelfde rechtsgevolg heeft als een natte handtekening.
Het verschil met de “gewone” en de geavanceerde elektronische handtekening is dat de gekwalificeerde elektronische handtekening onder alle omstandigheden juridisch gelijk wordt gesteld met een handgeschreven handtekening. Dit biedt veel rechtszekerheid. De gekwalificeerde elektronische handtekening wordt door een door de EU gekwalificeerde dienstverlener (een “vertrouwensdienst” of “Trust Service Provider”) aangemaakt met een middel dat vertrouwelijkheid waarborgt en maximale bescherming biedt tegen vervalsing. De Trust Service Provider geeft bij de handtekening ook een certificaat af dat de authenticiteit van de elektronische handtekening waarborgt en de identiteit van de ondertekenaar bewijst. De Trust Service Provider kan de specifieke ondertekenaar koppelen aan de handtekening en achterhalen of de handtekening nog geldig is op het moment van tekenen. Wanneer een elektronische handtekening in één lidstaat voornoemd certificaat heeft, wordt de betreffende handtekening ook in de andere lidstaten als gekwalificeerde elektronische handtekening erkend.
Volgens de Verordening heeft de gekwalificeerde elektronische handtekening, zoals hiervoor vermeld, altijd dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening. Wat betreft de overige elektronische handtekeningen is het aan de lidstaten om de rechtsgevolgen te bepalen.
In Nederland worden de rechtsgevolgen van elektronische handtekeningen geregeld in artikel 3:15a Burgerlijk Wetboek. Dit artikel bepaalt dat de standaard elektronische handtekening en de geavanceerde elektronische handtekening alleen juridisch gelijk worden gesteld met de handgeschreven handtekening als aan de voorwaarde van betrouwbaarheid wordt voldaan. Iets meer concreet moet de gebruikte methode voor ondertekening voldoende betrouwbaar zijn, gelet op het doel waarvoor de handtekening wordt gebruikt en op overige omstandigheden van het geval. Concreter dan dit wordt het helaas niet. Hoe deze open norm in de praktijk moet worden ingevuld, moet blijken uit uitspraken van rechters. Hierna komen een aantal uitspraken aan bod.
In deze zaak (ECLI:NL:RBZWB:2020:4817) oordeelde de kantonrechter van de Rechtbank Zeeland-West-Brabant dat de elektronische ondertekening van een overeenkomst onvoldoende betrouwbaar was. Een zakelijke geldleningsovereenkomst met bijbehorende overeenkomst van borgtocht was elektronisch ondertekend met Adobe Sign. Voor het openen van een geldleningsovereenkomst moest de ondertekenaar een verificatiecode invoeren die per SMS naar de ondertekenaar werd gestuurd. Na invoering van de verificatiecode kon de ondertekenaar een handtekening plaatsen door deze te tekenen, te typen of als afbeelding in te voegen. Na de elektronische ondertekening werd de handtekening door Adobe Sign voorzien van een zegel en kon het document niet meer worden gewijzigd.
De ondertekenaar betwistte in deze zaak dat hij de overeenkomst van borgtocht digitaal had ondertekend. De vennootschap kwam de geldleningsovereenkomst niet volledig na, met als gevolg dat de geldlener bij de ondertekenaar (als borg) verhaal ging halen. Had de ondertekenaar van de borgtochtovereenkomst gelijk? Kon hij inderdaad niet gehouden worden aan deze overeenkomst? Ja, de ondertekenaar werd in het gelijk gesteld.
De kantonrechter oordeelde dat het verificatieproces van de geldverstrekker niet voldoende zag op de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenaar. Het enige direct aan de ondertekenaar te relateren document waarover de geldverstrekker beschikt, is een kopie van zijn identiteitsbewijs. Voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomsten was ook geen direct persoonlijk contact geweest tussen de geldverstrekker en de ondertekenaar. De gevolgde methode was onvoldoende betrouwbaar. Het leverde een groot risico op van misbruik door iemand die over e-mailadressen en bankgegevens van de vennootschap en over de persoonsgegevens van haar bestuurder(s) zou beschikken.
Weliswaar was de elektronische handtekening enigszins aan de ondertekenaar verbonden, nu deze alleen kon zijn geplaatst door diegene die de SMS-code had ontvangen en ingevoerd, maar volgens de kantonrechter was niet duidelijk of het telefoonnummer waar de verificatiecode naartoe werd gestuurd uitsluitend werd gebruikt door de ondertekenaar.
Met voornoemde omstandigheden in het achterhoofd en gezien het doel waarvoor de elektronische handtekening werd gebruikt (overeenkomst waarbij de bestuurder zich borg stelt tot een hoog bedrag), kon de methode van ondertekening (de “gewone” elektronische handtekening) niet als voldoende betrouwbaar worden opgevat. Dit leidde tot de slotsom dat de handtekening daarom niet gelijk kon worden gesteld met de natte handtekening.
In een meer recente uitspraak (ECLI:NL:RBROT:2022:3242) van 18 maart 2022 oordeelde de Rechtbank Rotterdam hetzelfde als de kantonrechter in de uitspraak van 7 oktober 2020. Het ging in deze zaak ook over de betwisting van de digitale ondertekening van een geldleningsovereenkomst met bijbehorende overeenkomst van borgtocht. De rechtbank kwam net als de kantonrechter van de Rechtbank Zeeland-West-Brabant tot het oordeel dat de elektronische handtekening onvoldoende betrouwbaar is. Aan de digitale handtekening onder de overeenkomst van borgtocht kon niet hetzelfde rechtsgevolg worden verbonden als aan een handgeschreven handtekening. Het verweer van de ondertekenaar dat tussen hem en de andere partij geen overeenkomst van borgtocht tot stand was gekomen slaagde ook in deze zaak.
De Rechtbank Noord-Nederland deed op 20 april jongstleden uitspraak (ECLI:NL:RBNNE:2022:1604) in een geheel andere zaak dan de twee hiervoor behandelde rechtszaken. In deze zaak ging het over de rechtsgeldigheid van een digitale koopovereenkomst ten aanzien van een huis en werd een veel betrouwbaardere methode van ondertekening gebruikt; namelijk de gekwalificeerde handtekening. Logischerwijs werd niet de methode van ondertekening in twijfel getrokken, maar het feit dat contractspartijen doormiddel van een betrouwbare methode elektronische handtekeningen op twee afzonderlijke digitale documenten zetten in plaats van op één document. Gezien de bedenktijd die gaat lopen na het sluiten van een koopovereenkomst voor de koop van een huis, worden dergelijke koopovereenkomsten idealiter op dezelfde dag door koper en verkoper ondertekend. Met deze wetenschap wilden de verkopers van het huis onder de verkoop uitkomen om op een beter bod in te kunnen gaan.
De feiten in de zaak zijn als volgt. Na aanvaarding van het bod van de beoogde kopers, zette de verkopend makelaar de eerste digitale versie van de koopovereenkomst ter ondertekening klaar in DocuSign. Verkopers ondertekenden de overeenkomst op 1 september 2021. Door een fout van de makelaar waren de potentiële kopers niet in staat het document in DocuSign te ondertekenen. Op 3 september 2021 werd dezelfde koopovereenkomst daarom nog een keer digitaal klaargezet in DocuSign. De potentiële kopers ondertekenen deze tweede digitale versie van de koopovereenkomst op 4 september 2021. Deze tweede versie werd echter niet ondertekend door verkopers.
Op 13 september 2021, nog voordat de verkopers de tweede versie van de koopovereenkomst hadden ondertekend, ontvingen verkopers een beter bod. De makelaar van verkopers liet de aankoopmakelaar weten dat zowel de oude als de nieuwe gegadigde in de gelegenheid werd gesteld om een uiterst bod te doen. De eerste potentiële kopers waren echter van mening dat de twee digitale koopovereenkomsten van 1 september (ondertekend door verkopers) en van 3 september (ondertekend door hen op 4 september) samen een afdwingbare koopovereenkomst vormen. Daar trokken verkopers zich niets van aan en bij het uitblijven van een nieuw bod van de eerste potentiële kopers sloten verkopers op 16 september 2021 een koopovereenkomst met de nieuwe gegadigden waarbij in de overeenkomst zekerheidshalve werd bepaald dat de koopovereenkomst zonder opgave van reden en zonder enige vergoeding door de verkoper kon worden ontbonden vóór 2 mei 2022.
De rechtbank was het met kopers eens. De gesloten koopovereenkomst was geldig en onaantastbaar op 4 september 2021 tot stand komen, ondanks het feit dat de handtekeningen op twee digitale documenten waren gezet. In de digitale omgeving van DocuSign is via een logboek precies te controleren op welk moment de laatste elektronische handtekening is gezet. Op dat moment is ook de wettelijke bedenktijd gaan lopen. Als sprake was geweest van twee papieren akten, zou het wel onduidelijk zijn geweest wanneer de bedenktijd zou zijn gaan lopen en zou het oordeel van de rechter mogelijk anders zijn geweest.
De beveiligde omgeving van DocuSign voldoet naar de stand van de techniek aan de wettelijke eisen. De digitale akte is voor de contractspartijen raadpleegbaar in de digitale omgeving van DocuSign en de authenticiteit van de akte is gewaarborgd en beschermd tegen vervalsing.
Uit de beschikbare jurisprudentie kan worden afgeleid dat een gekwalificeerde handtekening gelijk wordt gesteld met een handgeschreven handtekening. Dit brengt veel rechtszekerheid met zich mee. Voor de toelaatbaarheid van een “gewone” elektronische handtekening of een geavanceerde handtekening moet gekeken worden naar de omstandigheden van het geval. Het belang van bijvoorbeeld een overeenkomst of transactie is onder andere een bepalende omstandigheid. Naarmate het financiële belang van een transactie groter wordt (zoals bij een overeenkomst waarbij iemand zich borg stelt tot een hoog bedrag), zal een “gewone” of geavanceerde elektronische handtekening minder geschikt zijn.
U kunt voor meer informatie over de elektronische handtekening contact opnemen met 0900-jurist op telefoonnummer 0900-8090. U krijgt direct een senior bedrijfsjurist aan de lijn die jarenlang werkte als advocaat en bedrijfsjurist die u helpt met juridisch advies.
|
